Посадові інструкції використовуються на всіх підприємствах. Прийнято вважати, що без цих документів виконання робіт буде проводитись недостатньо ефективно і професійно. На сьогоднішній день різноманітні форми посадових інструкцій можна знайти в мережі Інтернет, вони передаються з одних організацій в інші. Ці документи добре відомі працівникам, що мають значний досвід і стаж роботи, який вони набули ще за радянських часів.
Тим не менш, якщо судити з практичної сторони застосування, введення посадових інструкцій на підприємстві далеко не завжди вирішує всі питання, заради яких вони були створені. Крім цього, більшість працівників досить зверхньо і скептично ставляться до таких документів і вважають їх одним з елементів бюрократії. Чому так відбувається? Звідкіля така точка зору в працівників? Спочатку слід розглянути, що власне в посадових інструкціях не подобається більшості людей.
Отже, в першу чергу про посадові інструкції працівники кажуть, що це бюрократичний документ, який зовсім не допомагає у виконанні роботи. У словнику термін “бюрократія” визначений як надмірна формальність, канцелярська умовність, що гальмує виконання роботи. Це тлумачення повністю відповідає загальноприйнятій формі таких інструкцій. А тепер конкретно поговоримо про негативні моменти посадових інструкцій, які застосовуються сьогодні підприємствами.
Невідповідність змісту і назви посадової інструкції
На більшості великих підприємств посадові інструкції складає спеціальний відділ, що несе відповідність за регламенти. Що стосується дрібних підприємств, вони використовують готові інструкції великих підприємств у якості шаблона. Але людина, яка не є фахівцем в тій чи іншій роботі, не зможе написати точну і якісну посадову інструкцію.
Слово “інструкція” в тлумачному словнику визначене як сукупність вказівок і правил, які визначають спосіб та порядок виконання певних дій. Цьому визначенню відповідають інструкції з користування різноманітними приладами, пристроями і технікою. У них чітко вказано, що саме потрібно натискати або покрутити і в якій послідовності, а також передбачений порядок дій у випадку, коли виникли проблеми. Подібні інструкції використовуються в автошколі. Вони складаються з переліку дій, необхідних для керування автомобілем.
А тепер повернемося до посадових інструкцій підприємства. У них є лише послідовність дій, які потрібно виконувати. Отже, такий зміст дуже віддалено нагадує інструкцію. Наприклад, людина купила телевізор, а в інструкції по користуванню написано, що користувач має право дивитись на екран, регулювати гучність та яскравість, перемикати програми і т.п. Щодо обов’язків користувача, він повинен не ламати телевізор, не кидати його і періодично очищати прилад від пилу. В пункті відповідальність тут сказано, що при виході з ладу телевізора по вині користувача продавець гроші не поверне, а ремонт здійснюється за власні гроші користувача. На жаль, саме за таким принципом у більшості випадків складається більшість посадових інструкцій.
Хто і навіщо повинен писати посадові інструкції?
Будь-які інструкції повинні складатися для того, щоб людина могла професійно виконувати свою роботу. Іншого завдання посадові інструкції не передбачають. Що стосується виробництва, тут для процесів складаються спеціальні технологічні описи, що є дуже близькими до інструкцій. Такі описи забезпечують значну допомогу працівникам, які їх застосовують. А чи не можна було б скласти посадові інструкції для всіх працівників підприємства? Адже достатньо, щоб вони містили опис технологічного процесу кожного робочого місця.
Давайте розберемося, з яких невід’ємних елементів складається технологія? В першу чергу це продукція, яка отримується у результаті виконання ряду дій. Наприклад, продукцією автомобільного заводу є автомобіль. Відповідно, продукцією менеджера з продажу буде дохід. Таким чином можна описати продукцію будь-якої професії.
Крім продукції елементом технології буде і сам технологічний процес, завдяки якому виготовляється продукція. На кожному окремому етапі технологічного процесу утворюється проміжна продукція. Скажімо, в цеху фарбування автомобільного заводу отримують проміжну продукцію – пофарбовані деталі кузова автомобіля. Отже в посадову інструкцію слід вписати порядок операцій (дій) для кожної професії, в результаті яких отримується готова (проміжна) продукція.
Більшість посадових та виробничих інструкцій, які діють на сучасних підприємствах, містять перелік дій, але в тексті таких інструкцій не згадується кінцевий результат дій (продукція). Це груба помилка, через яку інструкція втрачає сенс та цінність як документ.
Наприклад, для працівників відділу маркетингу посадові інструкції повинен складати фахівець, який має найглибші знання і досвід в даній сфері. Ця людина повинна практично вміти заробляти гроші саме в цьому підприємстві. Якщо мова йде про відділ продажів, посадові інструкції тут повинен складати керівник цього відділу або працівник з великим досвідом роботи саме в цьому відділі на даному підприємстві. Те саме можна сказати і про відділ HR та інші підрозділи будь-якого підприємства.
